Privacy Notice
Updated 17 October 2026 · EU General Data Protection Regulation (GDPR) articles 13 and 14
This notice explains how Lefke Oy processes personal data of the people we work with: visitors of lefke.fi, job applicants, our employees, and the contact persons of our clients and suppliers. We value your privacy and only process the data we need to run our business and meet our legal obligations.
1. Controller and contact
Lefke Oy (Business ID 3492735-7)
Tikkurilantie 55, 01300 Vantaa, Finland
Email: sales@lefke.fi · Phone: +372 5394 3380
Please send all privacy questions and requests to sales@lefke.fi with the subject “Privacy”. Lefke Oy has not appointed a data protection officer, as the law does not require one for our business.
2. Whose data we process
- Website visitors of lefke.fi
- Job applicants who register through our application form
- Employees — scaffolders, supervisors and machine operators employed by Lefke Oy, including users of the worker portal
- Contact persons of our clients, suppliers and partners
3. Website visitors
We do not use analytics, advertising or tracking cookies on lefke.fi, and we do not build visitor profiles.
- Technical data: our hosting provider’s web server processes your IP address, browser type and the requested page to deliver the site and keep it secure. Short-lived counters linked to a hashed IP address protect login and registration forms against misuse.
- Fonts and map: the site loads the Inter font from Google Fonts, which means your browser contacts Google’s servers. The Google map in the Contact section loads only if you press “Show map”.
- Contacting us: if you email or call us, we process your name, contact details and message to answer you.
Legal basis: our legitimate interest in running a secure website and answering enquiries (GDPR art. 6(1)(f)); the map is shown on your request.
4. Job applicants
When you apply through our form we collect:
- Identity and contact details: name, date of birth, nationality, address in your home country and in Finland, phone, email
- Finnish personal identity code (henkilötunnus) and tax number (veronumero), if you have them
- Copies of your ID document or passport and a photo of yourself (selfie)
- Work history, experience in Finland, scaffolding qualifications, languages, driving licence, whether you have a car
- Safety card number, expiry date and photo
- Bank account (IBAN, BIC) for salary payments
- Clothing and shoe sizes for work clothes and protective equipment
- Your signature and the password you choose for the worker portal (stored only as a secure hash)
- Optional health information (chronic illnesses) — only if you choose to give it and give your explicit consent
We use this data to assess your application, contact you, check your right to work in Finland and prepare your employment.
Legal basis: steps taken at your request before entering into an employment contract (art. 6(1)(b)); our legal obligations, e.g. verifying a foreign worker’s right to work (art. 6(1)(c)); your explicit consent for health information (art. 9(2)(a)), which you may withdraw at any time.
5. Employees
In addition to the application data, during employment we process:
- Employment: employment contract and its details (project, wage group, probation period, accommodation), the signed contract — a scan, or when you sign in the worker portal, your drawn signature and a signature record (date and time, IP address, browser and device, and the fingerprint of the document) that is printed on the last page of the signed contract
- Working time: timesheets, working hours per day and overtime tiers, project assignments, time-clock entries (see section 6)
- Salary: hourly rate and scheduled raises, payslips, tax card details (withholding percentages and income limits), pension and unemployment insurance contributions, deductions, salary advances (including a third-party recipient if you name one), expense claims and receipts, bank transfers
- Wage garnishment: if the enforcement authority (Ulosottolaitos) sends us a payment prohibition, the order details needed to make the statutory deduction
- Safety and equipment: safety cards and qualifications (including IPAF and first aid), protective equipment handed out and returned, harness and lanyard details and inspection dates, photos of their tags
- Accommodation we arrange: address, dates of stay and rent
- Worker portal: your notes, expense and time-off requests, uploaded photos and documents, your own updates to your personal data
- Communication related to your work, including emails
Legal basis: the employment contract (art. 6(1)(b)); our legal obligations under employment, tax, social security, occupational safety, accounting and foreign-worker legislation (art. 6(1)(c)); our legitimate interest in organising work, site safety and client reporting (art. 6(1)(f)). Data from other sources: tax card details from the Finnish Tax Administration, payment prohibitions from Ulosottolaitos, approved hours from our clients.
6. Time clock and location
- We store the time of the tap (server time), the project, the position, its accuracy and the distance to the site.
- The purpose is to record working hours reliably and confirm presence on site. A tap is accepted only at the site area marked for the project.
- You can see your own clock-ins, the site area and your hours in the worker portal.
- Corrections by the office are recorded with the reason and the original values.
Legal basis: our legitimate interest in accurate working-time records and site presence (art. 6(1)(f)) and our obligation to keep working-time records (art. 6(1)(c)). The time clock was introduced after informing employees as required by Finnish law.
7. Clients and suppliers
We process the names, job titles, email addresses and phone numbers of our clients’ and suppliers’ contact persons, and the communication, timesheet approvals, invoices and purchase invoices related to our work together.
Legal basis: the contract with your organisation and our legitimate interest in managing the business relationship (art. 6(1)(b) and (f)); accounting obligations (art. 6(1)(c)).
8. Recipients and service providers
We never sell personal data. Data is disclosed only when needed for the purposes above:
| Recipient | What and why |
|---|---|
| Our clients (main contractors) | Names, qualifications, safety card details and working hours of employees working on their sites — site access, safety and approval of hours. Main contractors report site workers to the Finnish Tax Administration as required for construction sites. |
| Authorities | Finnish Tax Administration (tax cards, Incomes Register), pension and accident insurers, Ulosottolaitos, occupational safety and immigration authorities — as required by law. |
| Our bookkeeper | Payroll data and payslips for accounting and statutory reporting. |
| Wise | Name, bank account and amount for salary, advance and expense payments. |
| Veebimajutus.ee (Estonia, EU) | Hosting of the website, database and email (processor). |
| Anthropic (USA) | Our office assistant uses Anthropic’s Claude AI to read documents such as tax cards and letters and to draft emails (processor) — see sections 9 and 12. |
| Google (USA) | Website font; the contact map only after you press “Show map”. |
Our processors may only use the data on our instructions and must keep it secure.
9. Transfers outside the EU
Data is mainly processed within the EU/EEA. When we use Anthropic or Google, data may be transferred to the United States. These transfers are protected by the European Commission’s standard contractual clauses in the providers’ data processing terms, and/or the EU–US Data Privacy Framework. Anthropic does not use our data to train its AI models.
10. How long we keep data
| Data | Kept |
|---|---|
| Applications that do not lead to employment | 12 months from the application, then deleted, unless you ask us to keep it longer |
| Employment and personnel data | During employment and as long as needed afterwards for legal obligations and claims |
| Payroll, payslips and other accounting records | 6 years after the end of the year (vouchers) and 10 years (accounts), as required by the Accounting Act |
| Documents proving a foreign employee’s right to work | 4 years after the employment ends (Aliens Act) |
| Information for a certificate of employment | 10 years after the employment ends (Employment Contracts Act) |
| Working-time records | As long as required by the Working Hours Act and accounting rules |
| Position recorded by the time clock | 12 months from the tap; the clock-in times remain as working-time records |
| Health information | Until the employment ends or you withdraw consent |
| Client and supplier contacts | During the business relationship and as required for accounting |
11. Security
- All traffic to lefke.fi is encrypted (HTTPS).
- The office system and worker portal require a login; passwords are stored only as secure hashes, repeated failed logins are blocked, and worker sessions expire.
- Access to personal data is limited to the people who need it in their work.
- Secret keys for banking, tax and other services are kept only on the server, never in the browser.
12. AI and automated decisions
We use AI (Anthropic’s Claude) to help the office read documents, for example to read the percentages from a tax card or the details of a letter, and to draft emails. AI results are always proposals that a person checks and confirms; nothing is decided automatically. We do not make decisions with legal or similarly significant effects on you based solely on automated processing, and we do not profile you.
13. Your rights
You have the right to:
- access your personal data and receive a copy
- have inaccurate data corrected — employees can update much of it themselves in the worker portal
- have your data erased when we no longer need it or have no legal obligation to keep it
- restrict processing or object to processing based on our legitimate interest
- data portability for data you have given us under a contract or consent
- withdraw your consent at any time, without affecting earlier processing
Send requests to sales@lefke.fi. We answer within one month. You also have the right to lodge a complaint with the Data Protection Ombudsman (Tietosuojavaltuutetun toimisto), tietosuoja.fi.
14. Cookies and browser storage
lefke.fi does not set analytics or advertising cookies. Your browser’s local storage remembers your language choice and, if you opened the map, that choice. The worker portal stores your login session in the browser until you log out or it expires. Google sets its own cookies only if you open the map.
15. Changes to this notice
We update this notice when our processing changes. The date at the top shows the latest version.
Tietosuojaseloste
Päivitetty 17.10.2026 · EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) 13 ja 14 artikla
Tässä selosteessa kerrotaan, miten Lefke Oy käsittelee niiden ihmisten henkilötietoja, joiden kanssa toimimme: lefke.fi-sivuston kävijöiden, työnhakijoiden, työntekijöidemme sekä asiakkaidemme ja toimittajiemme yhteyshenkilöiden. Arvostamme yksityisyyttäsi ja käsittelemme vain tietoja, joita tarvitsemme liiketoimintaamme ja lakisääteisten velvoitteidemme hoitamiseen.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Lefke Oy (Y-tunnus 3492735-7)
Tikkurilantie 55, 01300 Vantaa
Sähköposti: sales@lefke.fi · Puhelin: +372 5394 3380
Lähetä tietosuojaa koskevat kysymykset ja pyynnöt osoitteeseen sales@lefke.fi otsikolla ”Tietosuoja”. Lefke Oy:llä ei ole tietosuojavastaavaa, koska laki ei edellytä sitä toiminnaltamme.
2. Keiden tietoja käsittelemme
- lefke.fi-sivuston kävijät
- Työnhakijat, jotka rekisteröityvät hakulomakkeellamme
- Työntekijät — Lefke Oy:n palveluksessa olevat telinerakentajat, työnjohtajat ja konekuljettajat, myös työntekijäportaalin käyttäjät
- Yhteyshenkilöt asiakkailla, toimittajilla ja yhteistyökumppaneilla
3. Sivuston kävijät
Emme käytä lefke.fi-sivustolla analytiikka-, mainos- tai seurantaevästeitä emmekä profiloi kävijöitä.
- Tekniset tiedot: palveluntarjoajamme verkkopalvelin käsittelee IP-osoitettasi, selaimesi tyyppiä ja pyydettyä sivua sivuston näyttämiseksi ja turvaamiseksi. Lyhytaikaiset, tiivistettyyn IP-osoitteeseen sidotut laskurit suojaavat kirjautumis- ja rekisteröintilomakkeita väärinkäytöltä.
- Fontti ja kartta: sivusto lataa Inter-fontin Google Fontsista, jolloin selaimesi ottaa yhteyden Googlen palvelimiin. Yhteystiedot-osion Google-kartta latautuu vain, jos painat ”Näytä kartta”.
- Yhteydenotot: jos lähetät meille sähköpostia tai soitat, käsittelemme nimeäsi, yhteystietojasi ja viestiäsi vastataksemme sinulle.
Käsittelyperuste: oikeutettu etumme ylläpitää turvallista sivustoa ja vastata yhteydenottoihin (GDPR 6.1 f); kartta näytetään pyynnöstäsi.
4. Työnhakijat
Kun haet töihin lomakkeellamme, keräämme:
- Henkilö- ja yhteystiedot: nimi, syntymäaika, kansalaisuus, osoite kotimaassa ja Suomessa, puhelinnumero, sähköposti
- Suomalainen henkilötunnus ja veronumero, jos sinulla on ne
- Kopiot henkilöllisyystodistuksesta tai passista sekä valokuva sinusta (selfie)
- Työhistoria, kokemus Suomessa, telinealan pätevyydet, kielitaito, ajokortti ja onko sinulla auto
- Työturvallisuuskortin numero, voimassaolo ja kuva
- Pankkitili (IBAN, BIC) palkanmaksua varten
- Vaate- ja kenkäkoot työvaatteita ja suojavarusteita varten
- Allekirjoituksesi ja työntekijäportaalin salasana (tallennetaan vain turvallisena tiivisteenä)
- Vapaaehtoiset terveystiedot (pitkäaikaissairaudet) — vain jos annat ne ja annat niihin nimenomaisen suostumuksen
Käytämme tietoja hakemuksesi arviointiin, yhteydenpitoon, oikeutesi työskennellä Suomessa tarkistamiseen ja työsuhteen valmisteluun.
Käsittelyperuste: pyynnöstäsi tehtävät toimet ennen työsopimuksen tekemistä (6.1 b); lakisääteiset velvoitteemme, esim. ulkomaalaisen työntekijän työnteko-oikeuden tarkistaminen (6.1 c); nimenomainen suostumuksesi terveystietoihin (9.2 a), jonka voit perua milloin tahansa.
5. Työntekijät
Hakutietojen lisäksi käsittelemme työsuhteen aikana:
- Työsuhde: työsopimus ja sen tiedot (projekti, palkkaryhmä, koeaika, majoitus), allekirjoitettu sopimus — skannattuna tai, kun allekirjoitat työntekijäportaalissa, piirtämäsi allekirjoitus ja allekirjoitustiedot (päivämäärä ja kellonaika, IP-osoite, selain ja laite sekä asiakirjan tiiviste), jotka tulostuvat allekirjoitetun sopimuksen viimeiselle sivulle
- Työaika: tuntilistat, päivittäiset työtunnit ja ylityöt, projektit, kellotusmerkinnät (ks. kohta 6)
- Palkka: tuntipalkka ja sovitut korotukset, palkkalaskelmat, verokortin tiedot (pidätysprosentit ja tulorajat), eläke- ja työttömyysvakuutusmaksut, vähennykset, palkkaennakot (myös nimeämäsi kolmas vastaanottaja), kulukorvaukset ja kuitit, pankkisiirrot
- Ulosotto: jos Ulosottolaitos lähettää meille maksukiellon, lakisääteisen pidätyksen tekemiseen tarvittavat tiedot
- Turvallisuus ja varusteet: työturvallisuuskortit ja pätevyydet (myös IPAF ja ensiapu), luovutetut ja palautetut suojavarusteet, valjaiden ja nostoliinojen tiedot ja tarkastuspäivät sekä kuvat niiden tunnistekilvistä
- Järjestämämme majoitus: osoite, majoitusajat ja vuokra
- Työntekijäportaali: muistiinpanosi, kulu- ja vapaapyyntösi, lataamasi kuvat ja asiakirjat sekä itse päivittämäsi henkilötiedot
- Työhön liittyvä viestintä, myös sähköpostit
Käsittelyperuste: työsopimus (6.1 b); työ-, vero-, sosiaalivakuutus-, työturvallisuus-, kirjanpito- ja ulkomaalaislainsäädännön velvoitteet (6.1 c); oikeutettu etumme järjestää työ, huolehtia työmaan turvallisuudesta ja raportoida asiakkaille (6.1 f). Muista lähteistä saadut tiedot: verokortin tiedot Verohallinnolta, maksukiellot Ulosottolaitokselta ja hyväksytyt tunnit asiakkailtamme.
6. Kellotus ja sijainti
- Tallennamme leimauksen ajan (palvelimen aika), projektin, sijainnin, sen tarkkuuden ja etäisyyden työmaahan.
- Tarkoitus on kirjata työtunnit luotettavasti ja varmistaa läsnäolo työmaalla. Leimaus hyväksytään vain projektille merkityllä työmaa-alueella.
- Näet omat leimauksesi, työmaa-alueen ja tuntisi työntekijäportaalissa.
- Toimiston tekemät korjaukset kirjataan syineen ja alkuperäisine tietoineen.
Käsittelyperuste: oikeutettu etumme tarkkaan työaikakirjanpitoon ja läsnäolon varmistamiseen (6.1 f) sekä velvollisuutemme pitää työaikakirjanpitoa (6.1 c). Kellotus otettiin käyttöön sen jälkeen, kun työntekijöille oli tiedotettu Suomen lain edellyttämällä tavalla.
7. Asiakkaat ja toimittajat
Käsittelemme asiakkaidemme ja toimittajiemme yhteyshenkilöiden nimiä, tehtävänimikkeitä, sähköpostiosoitteita ja puhelinnumeroita sekä yhteistyöhön liittyvää viestintää, tuntihyväksyntöjä, laskuja ja ostolaskuja.
Käsittelyperuste: sopimus organisaatiosi kanssa ja oikeutettu etumme hoitaa asiakas- ja toimittajasuhdetta (6.1 b ja f); kirjanpitovelvoitteet (6.1 c).
8. Vastaanottajat ja palveluntarjoajat
Emme koskaan myy henkilötietoja. Tietoja luovutetaan vain edellä kuvattuihin tarkoituksiin:
| Vastaanottaja | Mitä ja miksi |
|---|---|
| Asiakkaamme (pääurakoitsijat) | Työmaillaan työskentelevien työntekijöiden nimet, pätevyydet, työturvallisuuskorttien tiedot ja työtunnit — kulunvalvonta, turvallisuus ja tuntien hyväksyntä. Pääurakoitsijat ilmoittavat rakennustyömaan työntekijät Verohallinnolle lain mukaisesti. |
| Viranomaiset | Verohallinto (verokortit, tulorekisteri), eläke- ja tapaturmavakuuttajat, Ulosottolaitos, työsuojelu- ja maahanmuuttoviranomaiset — lain edellyttämällä tavalla. |
| Kirjanpitäjämme | Palkkatiedot ja palkkalaskelmat kirjanpitoa ja lakisääteisiä ilmoituksia varten. |
| Wise | Nimi, pankkitili ja summa palkan, ennakoiden ja kulukorvausten maksamiseksi. |
| Veebimajutus.ee (Viro, EU) | Sivuston, tietokannan ja sähköpostin palvelinpalvelut (henkilötietojen käsittelijä). |
| Anthropic (Yhdysvallat) | Toimistoavustajamme käyttää Anthropicin Claude-tekoälyä asiakirjojen, kuten verokorttien ja kirjeiden, lukemiseen ja sähköpostiluonnoksiin (käsittelijä) — ks. kohdat 9 ja 12. |
| Google (Yhdysvallat) | Sivuston fontti; yhteystietojen kartta vasta kun painat ”Näytä kartta”. |
Käsittelijämme saavat käyttää tietoja vain ohjeidemme mukaisesti ja niiden on pidettävä tiedot turvassa.
9. Siirrot EU:n ulkopuolelle
Tietoja käsitellään pääosin EU:n/ETA:n alueella. Kun käytämme Anthropicin tai Googlen palveluita, tietoja voidaan siirtää Yhdysvaltoihin. Siirrot on suojattu Euroopan komission vakiosopimuslausekkeilla palveluntarjoajien tietojenkäsittelyehdoissa ja/tai EU:n ja Yhdysvaltojen välisellä tietosuojakehyksellä. Anthropic ei käytä tietojamme tekoälymalliensa koulutukseen.
10. Säilytysajat
| Tieto | Säilytys |
|---|---|
| Hakemukset, jotka eivät johda työsuhteeseen | 12 kuukautta hakemuksesta, sitten poistetaan, ellet pyydä säilyttämään pidempään |
| Työsuhde- ja henkilöstötiedot | Työsuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin lakisääteiset velvoitteet ja mahdolliset vaatimukset edellyttävät |
| Palkkakirjanpito, palkkalaskelmat ja muu kirjanpitoaineisto | Tositteet 6 vuotta ja kirjanpito 10 vuotta tilikauden päättymisestä (kirjanpitolaki) |
| Ulkomaalaisen työntekijän työnteko-oikeutta osoittavat tiedot | 4 vuotta työnteon päättymisestä (ulkomaalaislaki) |
| Työtodistuksen antamiseen tarvittavat tiedot | 10 vuotta työsuhteen päättymisestä (työsopimuslaki) |
| Työaikakirjanpito | Työaikalain ja kirjanpitosääntöjen edellyttämän ajan |
| Kellotuksen tallentama sijainti | 12 kuukautta leimauksesta; leimausajat säilyvät työaikakirjanpitona |
| Terveystiedot | Työsuhteen päättymiseen tai suostumuksen perumiseen asti |
| Asiakkaiden ja toimittajien yhteystiedot | Asiakassuhteen ajan ja kirjanpidon edellyttämän ajan |
11. Tietoturva
- Kaikki liikenne lefke.fi-sivustolle on salattu (HTTPS).
- Toimistojärjestelmä ja työntekijäportaali vaativat kirjautumisen; salasanat tallennetaan vain turvallisina tiivisteinä, toistuvat epäonnistuneet kirjautumiset estetään ja työntekijöiden istunnot vanhenevat.
- Pääsy henkilötietoihin on rajattu henkilöille, jotka tarvitsevat niitä työssään.
- Pankki-, vero- ja muiden palveluiden salaiset avaimet säilytetään vain palvelimella, ei koskaan selaimessa.
12. Tekoäly ja automaattinen päätöksenteko
Käytämme tekoälyä (Anthropicin Claude) apuna toimistossa asiakirjojen lukemiseen, esimerkiksi verokortin prosenttien tai kirjeen tietojen poimimiseen, sekä sähköpostiluonnoksiin. Tekoälyn tulokset ovat aina ehdotuksia, jotka ihminen tarkistaa ja vahvistaa; mitään ei päätetä automaattisesti. Emme tee sinua koskevia oikeusvaikutteisia tai vastaavasti merkittäviä päätöksiä pelkästään automaattisen käsittelyn perusteella emmekä profiloi sinua.
13. Oikeutesi
Sinulla on oikeus:
- tarkastaa henkilötietosi ja saada niistä kopio
- vaatia virheellisten tietojen oikaisemista — työntekijät voivat päivittää osan tiedoista itse työntekijäportaalissa
- vaatia tietojesi poistamista, kun emme enää tarvitse niitä eikä meillä ole lakisääteistä velvollisuutta säilyttää niitä
- rajoittaa käsittelyä tai vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
- siirtää sopimuksen tai suostumuksen perusteella antamasi tiedot järjestelmästä toiseen
- perua suostumuksesi milloin tahansa, mikä ei vaikuta aiempaan käsittelyyn
Lähetä pyynnöt osoitteeseen sales@lefke.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, tietosuoja.fi.
14. Evästeet ja selaimen tallennustila
lefke.fi ei aseta analytiikka- tai mainosevästeitä. Selaimesi paikallinen tallennustila muistaa kielivalintasi ja, jos avasit kartan, sen valinnan. Työntekijäportaali tallentaa kirjautumisistuntosi selaimeen, kunnes kirjaudut ulos tai istunto vanhenee. Google asettaa omia evästeitään vain, jos avaat kartan.
15. Muutokset
Päivitämme selostetta, kun henkilötietojen käsittely muuttuu. Päivämäärä sivun alussa kertoo uusimman version.